【整理】職場のデスク、書類山積みになってない？【整頓】

デスク周りが片付かない方へ

はじめに

デスク周りが散らかっていると、仕事の効率が下がり、ストレスも増します。

仕事のパフォーマンスを向上させ、心地よい作業環境を作るためには、デスクの整理整頓が欠かせません。

本記事では、デスク周りの整理整頓に役立つ具体的な方法とアドバイスをご紹介します。

1. 不要なものを捨てる

まずは、デスク周りにある不要なものを捨てることから始めましょう。

使っていない文房具、古い書類、もう必要ないメモなど、不要なものは思い切って捨てることが大切です。

以下の手順で進めてください。

1. 全てのものをデスクから取り出す: まず、デスクの上にある全てのものを取り出し、一旦空っぽにします。
2. 分類する: 取り出したものを、以下のカテゴリに分けます。
   • 使用中のもの
   • 保管が必要なもの
   • 捨てるべきもの
3. 捨てる: 捨てるべきものは即座に処分します。リサイクルできるものはリサイクルボックスに入れましょう。

2. 必要なものを整理する

不要なものを捨てたら、次は必要なものを整理します。

整理整頓のポイントは、使用頻度と利便性に基づいて配置することです。

文房具の整理

• ペン立てを活用: 使用頻度の高いペンやハサミは、ペン立てにまとめてデスクの一角に配置します。
• 引き出しの仕切り: 引き出しの中を仕切ることで、クリップや付箋などの小物が散らばらずに収納できます。

書類の整理

• 書類トレイを使う: 書類トレイを使い、書類を種類別に分けて収納します。例えば、「未処理」「処理中」「完了済み」といったカテゴリに分けると便利です。
• ファイルボックス: 長期保管が必要な書類は、ファイルボックスにまとめて収納し、ラベルを付けてわかりやすくします。

デジタルデータの整理

• クラウドストレージ: 紙の書類をスキャンしてクラウドストレージに保存すると、デスク周りがすっきりします。GoogleドライブやDropboxなど、使いやすいサービスを選びましょう。
• ファイル名の統一: デジタルデータは、わかりやすいファイル名で統一することで、後からの検索が容易になります。

3. デスク周りのレイアウトを見直す

効率的な作業空間を作るためには、デスク周りのレイアウトも重要です。

以下のポイントに注意して、レイアウトを見直しましょう。

作業ゾーンを作る

• メイン作業ゾーン: パソコンやメインの作業スペースは、デスクの中央に配置します。ここは最も使用頻度が高い場所です。
• サイドゾーン: 電話やプリンター、資料などは、デスクのサイドに配置します。手の届く範囲にあると便利です。
• 収納ゾーン: 書類トレイやファイルボックスなどは、デスクの端や引き出しに配置します。

ケーブルの整理

• ケーブルホルダー: ケーブルホルダーを使って、パソコンや電話のケーブルをまとめると、デスク周りがすっきりします。
• コード収納ボックス: 余分な長さのコードは、コード収納ボックスにまとめて収納すると、見た目もきれいです。

4. 毎日の習慣を作る

デスクを整理整頓した状態を保つためには、毎日の習慣が重要です。

以下の習慣を取り入れて、整理整頓を続けましょう。

• 終業時の片付け: 毎日仕事が終わったら、デスク周りを5分間片付ける習慣をつけましょう。書類を整理し、文房具を元の場所に戻します。
• 定期的な見直し: 毎週、デスク周りの状態を見直し、不必要なものが増えていないか確認します。必要に応じて整理整頓を行います。
• ルールを決める: デスク周りの整理整頓について、自分なりのルールを決めておくと良いでしょう。例えば、「書類はその日のうちにトレイに戻す」や「使い終わったものはすぐに片付ける」といったルールです。

5. 便利なツールの活用

整理整頓には便利なツールを活用するとさらに効果的です。

以下のようなツールを取り入れてみましょう。

• デジタルノート: デジタルノートアプリ（例：Evernote、OneNote）を使えば、紙のメモを減らし、情報を整理しやすくなります。
• タスク管理アプリ: タスク管理アプリ（例：Todoist、Trello）を使って、仕事の進捗を管理すると、デスク上にタスクリストを置く必要がなくなります。
• タイマー: ポモドーロ・テクニック用のタイマーを使い、作業と休憩の時間を区切ることで、効率的な作業環境を維持します。

まとめ

デスク周りの整理整頓は、作業効率を上げるために非常に重要です。

不要なものを捨て、必要なものを整理し、効率的なレイアウトを作り、毎日の習慣を持続することで、常に清潔で使いやすいデスクを保つことができます。

また、便利なツールを活用することで、さらに整理整頓がしやすくなります。

これらの方法を実践して、快適な作業環境を手に入れましょう。